L’Italia riparte: come farsi trovare pronti per la “fase 2”

Comunicazione n° 10

Dopo circa un mese e mezzo di lockdown totale e di sospensione della gran parte delle attività commerciali e produttive, la riapertura sembra alle porte.

Non ne conosciamo ancora le modalità e i tempi ma sicuramente verranno revocati gran parte dei provvedimenti restrittivi in vigore.

Inoltre, alla luce delle comunicazioni effettuate dal Governo e in particolare in virtù delle notizie relative all’insediamento di “task forces” deputate a studiare nuovi protocolli di sicurezza, si può immaginare la necessità di un rinnovo dell’organizzazione aziendale e della gestione del rischio. Anche da questo punto di vista, non conosciamo le modalità e i tempi di tali nuovi protocolli ma è necessario prevedere già da ora alcuni ambiti di intervento.

In queste lunghe settimane abbiamo vissuto sognando questo momento: ma siamo sicuri di essere pronti? Ci stiamo preparando a riaprire aziende, uffici, negozi e soprattutto a uscire di casa?

Chiudere tutto è stato sicuramente più facile che riaprire!

Le Aziende, gli Imprenditori e in generale i Datori di lavoro devono iniziare ad affrontare le problematiche legate alla ripresa delle attività attuando per tempo le dovute misure:

1) Mappatura dei rischi e delle problematiche

Una buona organizzazione passa attraverso una corretta e piena analisi del contesto e della realtà del momento (“as it analysis”).

Il contesto da analizzare è certamente diverso per ogni realtà ma possiamo indicare alcuni nodi che senz’altro le Aziende, gli Imprenditori e in generale i Datori di lavoro devono tenere in considerazione:

     a) la ripresa delle attività riporterà i lavoratori in azienda: passare da una modalità di lavoro agile domestico al lavoro in ufficio comporterà per il datore di lavoro il dover gestire alcune problematiche: i) il rischio di contagio dei propri lavoratori all’interno dell’azienda ii) il rischio del contagio dei lavoratori durante il normale percorso di andata e ritorno dal luogo di abitazione a quello di lavoro iii) la paura del rischio di contagio da parte dei propri lavoratori, iv) l’organizzazione dell’ingresso al lavoro e la fornitura dei dispositivi di sicurezza idonei alla propria azienda, v) l’organizzazione degli spazi lavorativi, delle aree break e dei movimenti all’interno dell’azienda;

     b) la ripresa delle attività riattiverà gli obblighi contrattuali sospesi: passare dal lockdown del paese alla riapertura comporterà la riattivazione dei rapporti commerciali e la necessità, dopo aver in qualche modo gestito il periodo di sospensione, di capire come gestire nuovamente i rapporti con i clienti e i fornitori tenuto conto che la situazione di difficoltà potrà acuire i rapporti in essere e aumentare il rischio di litigiosità;

     c) la nuova situazione economica porterà a rivedere le scelte imprenditoriali: le difficoltà finanziarie ed economiche che caratterizzeranno i mesi futuri, ma anche il ricorso “forzoso” a nuove forme organizzative (basti pensare all’utilizzo dello smartworking e degli strumenti informatici) spingeranno gli imprenditori più accorti a degli adattamenti, sia per quanto riguarda i servizi ed i prodotti, sia per quanto riguarda le modalità ed i costi di produzione (è ad esempio immaginabile un maggior ricorso allo smartworking “ordinario” ed una riduzione delle superfici degli uffici?);

2) Progettazione della riapertura: misure di sicurezza e oneri contrattuali

Pur dovendo attendere i chiarimenti e le disposizioni delle autorità per gestire la riapertura è bene già progettare un piano operativo che preveda:

     – l’implementazione di una sorta di “scudo legale” per scongiurare il pericolo di responsabilità civile e penale conseguente ad eventuali carenze nella gestione della politica di sicurezza sui luoghi di lavoro e di tutela della salute psico-fisica dei lavoratori;

     – individuazione dei presidi di sicurezza individuali e aziendali e progettazione dell’adeguato smaltimento dei dispositivi di protezione individuale anti-contagio;

     – mappatura delle funzioni e mansioni aziendali e analisi della necessità di svolgimento delle stesse in azienda o in smart working;

     – predisposizione di un piano di soluzione dei problemi di natura giuslavoristica e di privacy connessi all’attuazione delle misure di sicurezza quali ad esempio il rilevamento della temperatura corporea dei lavoratori;

     – adeguata informazione e formazione ai lavoratori e a tutte le figure coinvolte nel piano di sicurezza anti-contagio per l’utilizzo dei presidi anti-contagio e per lo svolgimento dell’attività in azienda, negli spostamenti quotidiani da e per l’azienda, nelle trasferte e negli incarichi presso soggetti terzi;

     – mappatura dei contratti in essere e predisporre le comunicazioni necessarie a garantire i rapporti con clienti e fornitori e tutelare l’azienda da contestazioni e inadempimenti;

     – integrazione dei contratti d’appalto di lavori, servizi e forniture con l’inserimento dei nuovi obblighi anticontagio a carico dei fornitori/subfornitori con possibilità di verifiche periodiche (p.es. audit, due diligence) e la previsione di penali o clausole risolutive e l’integrazione dei costi della sicurezza con i costi dovuti all’emergenza Covid-19;

     – inserimento nei nuovi contratti di clausole che escludano la responsabilità contrattuale per l’impossibilità di adempiere oltre che per calamità naturale o eventi catastrofici anche per epidemie quali quella in essere e clausole che regolino la risoluzione dei contratti per il venir meno dell’interesse o l’eccessiva onerosità della prestazione a seguito dell’impossibilità temporanea ad eseguirla, allo scopo di definire in maniera più puntuale i casi di forza maggiore e prevenire così il rischio di controversie, pagamento di penali, risarcimento dei danni e restituzione di quanto già incassato.

3) Attuazione del piano di “Io riapro in sicurezza”.

Dopo aver svolto le attività indicate va predisposto un vero e proprio piano operativo che possiamo denominare “Io riapro in sicurezza”.

Tale piano operativo dovrà regolare operativamente i rapporti con i lavoratori, i clienti e i fornitori e dovrà prevenire ogni possibile fonte di responsabilità e di contenzioso per le Aziende, gli Imprenditori e in generale i Datori di lavoro.

Innanzitutto, il piano dovrà prevedere la dettagliata documentazione scritta delle attività indicate nei precedenti punti 1) e 2) per essere in grado in ogni momento di poter affrontare ogni contestazione, e di documentare per iscritto gli impegni assunti anche nei confronti dei lavoratori

Dette documentazioni dovranno poi essere integrate con la documentazione prevista dal D. Lgs. 81/08, dal D. Lgs. 231/01, dal GDPR e dalle norme giuslavoristiche con particolare attenzione al rispetto dei diritti del lavoratore sanciti dallo Statuto dei Lavoratori.

Il piano dovrà poi prevedere l’affissione di una completa cartellonistica informativa in azienda e l’invio di comunicazioni ai lavoratori ed eventualmente ai loro rappresentanti sindacali, ai clienti, ai fornitori e ove opportuno alle autorità di controllo.

Inoltre, si dovranno prevedere misure di monitoraggio periodico del piano (p.es. audit, verifiche, ecc.) e azioni correttive per mantenere il piano efficiente e aggiornato.

Riaprire non sarà facile soprattutto se lo si vuol fare con il piede giusto, ma mai come in questo momento è chiaro che non ci si può permettere di commettere errori per valutazioni affrettate o superficiali.

È importante allora prepararsi per tempo e programmare nel dettaglio la riapertura e se volete possiamo darvi una mano.